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Tu en as assez de recevoir les paiements des factures bien après leur date d’échéance ? Découvre comment tu peux rationaliser ton processus de facturation pour des paiements plus rapides.

Lorsqu’une entreprise fournit un produit ou un service à un client, elle partage généralement une facture avec les conditions de paiement – un document qui indique le prix total que le client doit payer. Par exemple, un entrepreneur en toiture peut envoyer une facture indiquant que le client doit payer 5 000 dollars US à la fin d’un travail de remplacement de toiture. Dans certains cas, la facture peut aussi contenir une liste détaillée de ce qui compose le prix total.

Bien qu’une facture soit très certainement un accord contraignant, il y a des cas où les clients ont tendance à envoyer paiements de factures plus tard que prévu. Lorsque cela se produit, cela peut déséquilibrer le flux de trésorerie de ton entreprise, ce qui, à son tour, peut perturber ta comptabilité et ta capacité à payer les fournisseurs à temps. Heureusement, il existe plusieurs façons de s’attaquer à ce problème.

Tu trouveras ci-dessous six mesures pratiques qui peuvent t’aider à faire payer tes factures plus rapidement :

1. Rédige une facture plus claire et plus précise

Les malentendus sont presque toujours synonymes d’échec dans la plupart des situations commerciales. Il en va de même pour la facturation. Si la facture ne contient pas de détails importants relatifs à la commande, il y a de fortes chances que le… client retarde le paiement. Par exemple, si la date d’échéance du paiement n’apparaît nulle part dans le document, tu peux très certainement t’attendre à un retard, voire à un non-paiement. Par conséquent, la première étape pour accélérer le paiement des factures est de rédiger une facture professionnelle et bien conçue qui indique clairement le montant dû et la date d’échéance. Un logiciel de gestion d’entreprise comme celui développé par Jobber peut t’aider de manière significative.

Voici une liste d’informations que tu dois inclure sur ta facture :

  • Nom, logo et adresse de l’entreprise
  • Coordonnées du client
  • Date d’émission
  • Titre de la facture
  • Conditions de paiement
  • Quantité et prix des services ou des biens
  • Montant total à payer
  • Numéro de facture unique

Les conditions de paiement doivent être présentes sur la facture. Cette partie comprend la date d’échéance du paiement, qui peut aller de quelques jours à plusieurs mois ou à la réception, et est généralement mise en évidence. Naturellement, tu dois d’abord discuter et convenir des conditions de paiement avec ton client avant d’émettre la facture pour permettre une négociation si nécessaire.

En parlant de cela, quel est le meilleur moment pour envoyer une facture ? La section suivante devrait répondre à cette question.

2. Envoie les factures rapidement

Tu ne peux vraiment pas blâmer tes clients pour tes problèmes de trésorerie si tu as tardé à envoyer la facture. Mais là encore, l’envoyer le plus rapidement possible n’est pas forcément la meilleure option.

Alors, quel est le meilleur moment pour envoyer la facture à ton client ? Voici quelques conseils qui devraient t’aider à cet égard :

1. Lors de l’achat : Le meilleur pour vendre des marchandises

Si tu vends des marchandises, comme des chaussures ou des appareils électroménagers, il est préférable d’envoyer une facture à l’achat. En d’autres termes, tu dois t’attendre à être payé sur place. Dans ce cas, il est conseillé de proposer des options de paiement comme la carte de crédit ou de débit, l’argent liquide ou le chèque.

2. Une fois le projet terminé : Meilleur pour les services à court terme

Si tu fournis des services à court terme, comme le remplacement de la toiture ou la lutte antiparasitaire, tu devrais envoyer la facture à la fin du projet. Cela garantit qu’aucune partie ne se fera arnaquer, car le vendeur et le client sont très probablement encore en contact l’un avec l’autre.

3. Aux étapes prédéterminées : Idéal pour les projets à grande échelle

Si ton entreprise participe à des projets à grande échelle, comme la construction d’une maison ou le développement de logiciels personnalisés, tu pourrais vouloir envoyer des factures à des étapes prédéterminées.

Par exemple, si tu construis une maison pour un client, tu peux envoyer des factures chaque fois que tu termines une partie de la maison, comme la salle de bain ou la cuisine. Cela te permettra d’obtenir le financement nécessaire pour poursuivre le projet. Cela donne aussi au client plus de temps pour régler son budget et ne le presse pas de payer en une seule fois.

4. Mensuel/bi-hebdomadaire/hebdomadaire : Le meilleur pour les services à long terme

Si tu fournis des services à long terme, comme l’assistance informatique ou le conseil, la seule option viable serait d’envoyer la facture tous les mois, toutes les deux semaines ou toutes les semaines. Cela est particulièrement vrai pour les agences qui visent à établir des relations à long terme avec leurs clients.

Avant d’envoyer ta première facture à un client, assure-toi qu’il est au courant de tes conditions générales et du moment où tu lui enverras la facture. S’ils reçoivent une facture à l’improviste, il y a de fortes chances qu’ils retardent leur paiement, l’ignorent ou ne paient pas du tout.

3. Fais toujours le suivi des factures

Souvent, les entreprises omettent de faire le suivi de leurs clients longtemps après la date d’échéance de la facture. Qui sait, le client a peut-être simplement oublié la facture et a fait une erreur honnête. C’est pourquoi tu dois toujours assurer le suivi de tes factures, par téléphone ou par e-mail.

Lorsque tu envoies un email de suivi, tu dois joindre la facture originale pour l’aider à se souvenir. Dans le cas d’un appel téléphonique, tu peux réciter le numéro de facture unique au cas où ils auraient demandé les biens ou services de différentes entreprises.

4. Demande un dépôt initial

Bien que demander un acompte avant même de commencer le projet semble être une mauvaise idée, c’est en fait une stratégie plutôt intelligente, et ce pour plusieurs raisons.

1. Minimise la probabilité d’un non-paiement.

Il y a des clients qui disparaissent de la vue et qui coupent tout contact avec toi une fois qu’ils ont reçu tes biens ou services. C’est pourquoi demander un acompte est une bonne chose car cela permet d’éliminer les clients qui peuvent potentiellement entraîner un non-paiement.

2. Ton client s’engage davantage dans le travail

Comme le client a déjà dépensé de l’argent pour le projet, il est plus enclin à participer car il voudrait naturellement augmenter les chances de réussite du projet.

3. Un dépôt te fournit un fonds de roulement

Les entreprises, surtout les petites, ont tendance à s’engager dans un projet pour ensuite découvrir qu’elles n’ont pas assez d’argent pour maintenir les opérations. Cela peut entraîner de graves problèmes et peut même conduire à l’abandon d’un travail. Avec un dépôt, cependant, tu peux obtenir le capital nécessaire pour faire décoller le projet.

Dans certains cas, demander un dépôt initial n’est pas toujours une bonne idée. Dans l’idéal, tu ne veux demander un acompte que pour les nouveaux clients, car tu devrais déjà connaître les clients qui sont dignes de confiance.

Alors, combien dois-tu demander comme acompte ? En général, lorsque tu demandes un acompte, il est préférable de demander jusqu’à 50% du coût total du projet et au moins 30%, bien que tu ne doives opter pour cette limite inférieure que si le client repousse.

5. Envisage d’accepter plus de méthodes de paiement

En tant que vendeur, il est toujours facile de supposer que ton client ne paie en retard qu’en raison de son manque d’intégrité. Cependant, dans certains cas, la principale raison du retard de paiement d’une facture est le manque d’options de paiement. Cela dit, envisage d’élargir tes méthodes de paiement.

Voici un aperçu plus détaillé des options de paiement que tu devrais accepter dans ton entreprise :

  • Argent liquide : L’argent liquide est le moyen le plus rapide de recevoir un paiement, mais c’est aussi la méthode la moins sûre et peut-être la moins pratique. Malgré tout, c’est une méthode viable pour les entreprises de type brick-and-mortar.
  • Chèque : Les chèques sont similaires à l’argent liquide dans la mesure où tu dois avoir un contact physique avec ton client. Cependant, ils sont moins chers et plus sûrs, il vaut donc la peine de les ajouter à tes options de paiement acceptées.
  • Cartes de crédit et de débit : Les clients trouvent que les cartes de crédit et de débit sont l’un des moyens de paiement les plus pratiques. C’est donc une évidence d’accepter ce mode de paiement. Cela signifie que tu dois créer un compte auprès d’un fournisseur de traitement des paiements.
  • Paiements en ligne : Bien que cela arrive rarement, il y a toujours une chance que tu tombes sur des clients qui ne peuvent pas payer en espèces, par chèque ou qui n’ont pas de carte de crédit ou de débit. Pour cette raison, il n’y a aucun mal à accepter les paiements de factures à partir de passerelles de paiement en ligne, comme PayPal.
  • Paiements mobiles : Tu peux aussi mettre en place un système de paiement dans lequel il te suffit de lire un code quelconque à l’aide de ton téléphone portable et tu recevras le paiement du client. C’est une option de paiement assez pratique tant pour le vendeur que pour le client.
  • Paiements automatiques : Si ton entreprise traite des paiements récurrents (par exemple, hebdomadaires, mensuels, trimestriels), il est conseillé d’accepter les paiements automatiques. En gros, il s’agit d’un système où tu transfères un certain montant du compte de ton client au tien lorsque la date de paiement arrive.

6. Offre un plan de paiement

Outre le manque d’options de paiement, tes clients peuvent aussi avoir du mal à te payer en raison de leur manque de financement. Vu la situation actuelle du monde, c’est tout à fait naturel. Par conséquent, plutôt que de demander le paiement d’emblée, tu peux proposer un plan à la place.

Par exemple, tu peux demander 10% du coût chaque mois pour ne pas presser le client de rassembler l’argent en une seule fois.

Dernières réflexions

Lorsque les clients paient en retard, cela peut entraîner une perturbation du flux de trésorerie. Cela peut ensuite retarder tes paiements à toi-même, à tes entrepreneurs et à tes fournisseurs. C’est pourquoi, dans la mesure du possible, tu dois éviter de recevoir des paiements de factures en retard. Bien sûr, cela dépend en grande partie du comportement de tes clients, mais comme tu devrais déjà le savoir, le succès de la facturation dépend aussi largement de ta stratégie.